Kostensenkung, Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung sind die Aufgabenbereiche, mit denen sich das Controlling auseinander setzen muss. Bei den anfallenden Kosten eines Unternehmens steht die IT-Abteilung durchschnittlich an fünfter Position. Dabei liegt es also nicht fern, dass Ansätze für die Kostensenkung der IT-Abteilungen gefordert sind. Dafür müssen diese aber erst einmal umfassend und zuverlässig in einem Überblick dargestellt werden. Da die erforderlichen Datensätze aber oftmals schlecht in andere Analysesysteme integriert sind, ist ein Zusammentragen der Informationen schwerer als vielleicht vermutet. Abhilfe versprechen hier sog. Business-Intelligence-Lösungen, die bei der Integration der erforderlichen Daten in einem IT-Data-Warehouse helfen. Zusätzlich stellen sie Tools für die Planung und Analyse von IT-Kosten und –leistungen zur Verfügung. Auch Werkzeuge für das Reporting sind enthalten. Zwei dieser Business-Intelligence-Lösungen sind die ITIL oder das ABC.
ITIL Finanzmanagement
Die Information Technology Infrastructure Library (ITIL) bietet mit Best Practices bzw. Good Practices für den Betrieb von IT-Infrastrukturen eine Möglichkeit die Finanzen der IT-Abteilung zu verwalten. Die Verwaltung der Kosten wird dabei in die drei Teilbereiche Budgetplanung („Budgeting“), Buchhaltung („Accounting“) und Leistungsverrechnung („Charging“) unterteilt.
Activity based costing (ABC)
Das andere Verfahren zur Evaluation von IT-Kosten ist das Activity Based Costing. Dieses basiert ebenfalls auf der Definition von Relationen zwischen den verschiedenen Bestandteilen des IT-Systems. Hier werden Ursache und Folgen in einen Zusammenhang gebracht, um die IT-Kosten zu identifizieren und zu klassifizieren. Verwaltet werden die drei Elementtypen Services, Aktivitäten und Ressourcen.
Ziele und Nutzen des IT-Controllings
Ein gutes IT-Finanzmanagement stellt also Wirtschaftlichkeit und Nutzen einer IT-Dienstleistung klar heraus. Dadurch kann der Wertbeitrag evaluiert werden und als Argumentationsstütze für zukünftige Investition dienen. Zusätzlich dazu muss das Management auch in der Lage sein, alternative Lösungsansätze zu finden, sofern Probleme mit bisherigen Standards auftauchen.
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