Bei einer unvollständigen Archivierung können elektronische Belege zur Steuerfalle werden, so der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) in seiner Pressemitteilung zur Digitalisierung von Geschäftsvorfällen. Der Jahresabschluss wird dann häufig schnell von den Finanzbehörden verworfen. Stattdessen nehmen diese für das Unternehmen ungünstige Schätzungen vor und erhöhen somit die Steuerbelastung. Dem Unternehmen können ebenso strafrechtliche Konsequenzen drohen.Aufgrund der zunehmenden elektronischen Abwicklung von Geschäftsvorgängen stehen Unternehmen in der Pflicht, eine wachsende Zahl von Buchungsbelegen digital aufzubewahren und diese zu jeder Zeit lesbar und verfügbar zu halten. Unternehmen sollten daher besonders bei der Erstellung eigener Dokumente darauf achten, marktgängige Formate zu verwenden und diese im PDF-Format abzuspeichern, so der BVBC. So soll auch zukünftig eine Datenverarbeitung gesichert werden.
Da die Folgen der technischen Entwicklung besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen besonders hoch sind, empfiehlt der BVBC, die Daten zusätzlich auf zwei verschiedenen Datenträgermedien zu sichern, zu kopieren und an verschiedenen Orten aufzubewahren. So können neben dem Risiko des Datenverlustes auch laufende Kosten minimiert werden.
Weitere Ratschläge des BVBC beziehen sich besonders auf die richtige Archivierung der Belege. So sollten Unternehmen besonders zwischen aufbewahrungspflichtigen und nicht relevanten Unterlagen differenzieren, um zu verhindern, dass zu viele Informationen an Betriebsprüfer preisgegeben werden. Ferner sollten Belege nicht nach den Verjährungsfristen getrennt werden. Günstiger sei es hier, alle Belege des Geschäftsjahres zusammen zu verwahren und somit zu verhindern, dass aus Versehen wichtige Daten beim Umsortieren gelöscht werden.
Die ausführliche Meldung des BVBC finden Sie hier.
